Planowanie wizualne w Twoim domu

Jak planować, aby się nie zmęczyć? Pomoże Ci zarządzanie wizualne. Pozwoli zapanować nad codziennymi czynnościami i sprawami do załatwienia. Dowiedz się jak, zawsze pamiętać o urodzinach teściowej i przeglądzie samochodu.

Planowanie może utrudnić życie bardziej niż działanie bez planu. Szczególnie uciążliwe bywa wpisywanie do kalendarza kolejnych czynności do wykonania, by w środku dnia zmieniać plan, ponieważ przypomniało nam się coś ważnego, czego nie zrobiliśmy przed tygodniem – wypełnienie wniosku w urzędzie, badanie techniczne samochodu lub okresowe w medycynie pracy, kupno prezentu na urodziny teściowej czy rejestracja do dentysty (ząb nie boli, ale plomba jest od dawna do wymiany). Czy istnieje sposób na to, by planowanie było proste, elastyczne i praktyczne?
– Po co nam plan, do którego musimy się dostosowywać, a i tak ciągle coś wypada i plan się sypie? Pomyślmy o własnej wygodzie
i spokojnie zastanówmy się w jaki sposób i kiedy marnujemy czas. Plan ma być dla nas. Po to, żeby szybko i skutecznie pozałatwiać to, co trzeba – mówi Katarzyna Szczupał-Vieweg, prezes Staufen Polska, firmy wdrażającej lean management, czyli „szczupłe zarządzanie”.
W wygodnym planowaniu pomaga tablica do zarządzania wizualnego, inspirowana rozwiązaniami stosowanymi w ramach lean management. Jak wygląda taka tablica? Można ją sobie zrobić
w wersji elektronicznej, ale może to być także zwykła niewielka korkowa tablica podzielona na trzy kategorie rzeczy: do zrobienia,
w trakcie robienia i zrobione. Do kompletu potrzebne są jeszcze karteczki samoprzylepne, na których zapisujemy poszczególne czynności. Następnie, w miarę ich realizacji, przesuwamy karteczki do kolejnych kategorii. Nawet jeśli czasem coś wróci do statusu „do zrobienia”, nie szkodzi – ważne, że nic nie umknie Twojej uwadze.
Taka tablica bardzo pomaga zwizualizować sytuację. Deadliny, zadania, terminy staną się widoczne w prostej, przejrzystej formie. Dzięki temu nic Cię nie zaskoczy w środku dnia. Tablica może służyć także całej rodzinie. Można ją oczywiście dostosować do swoich potrzeb, dodając na przykład osobną tabelkę specjalnie na sprawy pilne lub różnicując kolory karteczek w zależności od tego, jak ważne czynności oznaczają.
A jak planować, kiedy już dobrze orientujesz się, co jest do zrobienia?
– Liczy się to, żeby zachować przepływ. Czynności nieplanowane zwykle zabierają najwięcej czasu. Poza tym, nikt nie lubi czekać. Nie zawsze da się tego uniknąć, ale przed wizytą w urzędzie czy przychodni dobrze jest dowiedzieć się wcześniej, jak i do kogo się zwrócić, gdzie czeka się najdłużej, o której godzinie kolejki są największe itp. – wyjaśnia Katarzyna Szczupał-Vieweg.
Taki plan nie jest też po to, by za wszelką cenę zrobić i załatwić więcej w ciągu dnia, lecz raczej po to, by nie tracić czasu i oszczędzić sobie stresu. Choć przy okazji i tak robi się zwykle więcej. Na przykład karteczkami w osobnym kolorze możesz zaznaczać produkty spożywcze, które akurat kończą się w domowych zapasach. W ten sposób nie chodzisz po sklepie próbując sobie przypomnieć, co jeszcze trzeba kupić lub nie stajesz zrezygnowana w domu z pustą butelką oliwy z oliwek w ręku.
Lean management, wynalazek Toyoty, tłumaczy się zwykle jako „szczupłe zarządzanie”. Szczupłe dlatego, że pozwala uniknąć niepotrzebnych czynności i marnowania czasu. – Ale nawet lepiej wyjaśniać to jako „kulturę synchronizacji”. To wręcz swego rodzaju filozofia życia – dodaje prezes Staufen Polska.
Sprawdza się w produkcji, w pracy biurowej, transporcie, ale
i codziennym życiu. Wszędzie tam, gdzie jest proces, a nam zależy, żeby przebiegał jak najbardziej płynnie i z jak najlepszym skutkiem, również dla naszego zdrowia i samopoczucia.

Więcej o lean management: www.staufen.pl